CoLab Glossar

Die Nachhaltigkeit bezieht sich auf die Fähigkeit eines Projekts, langfristige positive Auswirkungen zu erzielen und gegebenenfalls in Teilen fortzubestehen, auch nachdem das Projekt abgeschlossen ist. Es geht darum, sicherzustellen, dass die erzielten Ergebnisse und Vorteile des Projekts auch über die Projektlaufzeit hinaus Bestand haben und langfristige Veränderungen bewirken.

In einem Projektantrag werden oft Maßnahmen beschrieben, die ergriffen werden, um die Nachhaltigkeit des Projekts sicherzustellen.

• In welcher Form kann das Vorhaben weiter finanziert werden? Inwieweit können die im Projekt erzielten Ergebnisse im Verein verankert werden und weiterhin die Zielgruppe ansprechen?

Die Wirkung in einem gemeinnützigen Projekt bezieht sich auf die beabsichtigten und messbaren Veränderungen, die das Projekt bei der Zielgruppe, in der Gemeinschaft oder der Gesellschaft insgesamt bewirken soll. Diese Veränderungen können sich z.B. auswirken auf das Verhalten, Wohlbefinden, Fähigkeiten und Wissen von Einzelpersonen. Wirkungen können auch auf größerer Ebene in der Gemeinschaft eintreten, wenn das Projekt beispielsweise soziale Integration und Zusammenarbeit fördert. Auf der gesellschaftlichen Ebene können Veränderungen z.B. durch politische Arbeit, Bewusstseinsbildung, Schaffung von Chancengleichheit oder sozialen Wandel geschehen.

• Welche Veränderungen werden bei der Zielgruppe erreicht? Welche Auswirkungen hat das Projekt auf Gemeinschaft und/oder Gesellschaft?

Durch die Verwendung von SMART-Formulierungen werden die Ziele und Aufgaben im Projektantrag präzise und leichter messbar formuliert.

• S(pezifisch): Ist unser Ziel genau beschrieben?
• M(essbar): Können wir messen, ob wir unser Ziel erreicht haben?
• A(ttraktiv): Werden das Projektziel und die Aktivitäten von der Zielgruppe akzeptiert/ als positiv wahrgenommen?
• R(ealistisch): Können wir unser Ziel auch wirklich erreichen?
• T(erminiert): Wann soll unser Ziel erreicht sein?

Projektziele in einem Projektantrag sind spezifische, messbare und erreichbare Ergebnisse oder Zustände, die durch die Durchführung des Projekts erreicht werden sollen. Sie geben eine klare Richtung und einen klaren Zweck für das Projekt an. Die Projektziele sollten mit dem Bedarf oder dem Problem in Zusammenhang stehen, dass das Projekt adressieren möchte. Ziele sollten am besten SMART formuliert werden.

• Was soll durch das Projekt erreicht werden?

Die Zielgruppen in Projekten sind spezifische Menschen oder Gruppen, die von den Aktivitäten des Projekts profitieren sollen. Das geplante Projekt wird durchgeführt, um Bedürfnisse, Probleme oder Herausforderungen bei der Zielgruppe anzugehen und positive Veränderungen zu bewirken.

Die Zielgruppe in gemeinnützigen Projekten kann sehr vielfältig sein und hängt von der Art des Projekts und seinem thematischen Fokus ab. Hier sind einige Beispiele für mögliche Zielgruppen:

• Benachteiligte oder vulnerable Gruppen: Das Projekt kann sich auf Personen konzentrieren, die aufgrund von sozialer Benachteiligung, Armut, Obdachlosigkeit, Gesundheitsproblemen oder anderen Faktoren Unterstützung benötigen.
• Kinder und Jugendliche: Das Projekt kann darauf abzielen, Kindern und Jugendlichen Möglichkeiten zur Bildung, Selbststärkung, kulturellen Teilhabe oder Freizeitgestaltung zu bieten.

Es ist wichtig, die Zielgruppe in gemeinnützigen Projekten genau zu definieren und ihre Bedürfnisse sowie ihre Meinungen und Erfahrungen in den Projektplan einzubeziehen. Eine enge Zusammenarbeit und Beteiligung der Zielgruppe während des gesamten Projektverlaufs unterstützt die Relevanz, Akzeptanz und Nachhaltigkeit der Projektergebnisse und stellt sicher, dass sie tatsächlich von den geplanten Aktivitäten profitiert.

• Welche Zielgruppe(n) spricht das Projekt an?

Mit dem Eintrag ins Vereinsregister erlangt ein Verein seine Rechtsfähigkeit. In diesem steht auch, wer die Vertretungsberechtigten des Vereins sind. Vereine müssen den Vereinsregisterauszug im Rahmen der Antragstellung meistens nachweisen.

Zuwendungen (Fördermittel) werden in der Regel durch sogenannte Zuwendungsbescheide bewilligt. Der Bescheid regelt alles zwischen dem Fördermittelgeber und dem Fördermittelempfänger (Zuwendungsempfänger*innen). Insbesondere enthält die Mitteilung die Finanzierungspläne und die Allgemeinen Nebenbestimmungen (ANBest-). Diese sind für beide Seiten verbindlich. Sind alle Angaben richtig und vollständig, wird die Einverständniserklärung unterzeichnet und an den Fördermittelgeber zurückgesandt. In dem Zuwendungsbescheid wird auch festgelegt, in welcher Form und in welcher Frist der Verwendungsnachweis zu führen ist.

Zuwendungsempfänger*innen sind bei Fördermitteln häufig gemeinnützige Vereine, Unternehmensgesellschaften (gUG) oder auch gGmbHs. Sie erhalten die Fördermittel und sind gegenüber dem Fördergeber verpflichtet, die Mittel richtig und rechtmäßig zu verwenden. Manchmal werden auch Einzelpersonen oder Initiativen ohne rechtliche Form gefördert, dies wird in den Förderkriterien festgelegt.

Der Zuwendungszweck gibt den Rahmen vor, in welchem der Fördergeber Fördermittel bewilligen darf. Die Zuwendungszwecke werden im Allgemeinen in der jeweiligen Förderrichtlinie festgelegt.

Kosten- und Finanzierungspläne sind Teil des Antrages und sind nach Genehmigung des Antrags verbindlich. Im Kostenplan sind alle geplanten Kosten gelistet, die für die Erreichung des Projektziels notwendig sind (und je nach Förderkriterien auch tatsächlich förderfähig sind). Das sind z.B. Personal- und Honorarkosten, Sachkosten und teilweise Verwaltungspauschalen. Änderungen im Kosten- und Finanzierungsplan sollten immer mit dem Fördergeber geklärt werden.

Durch den Mittelabruf werden Mittel der Förderung ausgezahlt, um die Maßnahmen des Projekts durchzuführen. Die Fördermittel werden normalerweise in Teilbeträgen ausgezahlt (also mehrmals kleinere Beträge). Daher sollte man die Kosten im Blick behalten und genau planen, wann man Einkäufe tätigt und Rechnungen bezahlt. Die Mittel müssen nach Abruf meist innerhalb einer bestimmten Frist genutzt und ausgegeben werden, ansonsten müssen sie zurückgezahlt werden.

Unter Personalausgaben können nur Ausgaben für Mitarbeiter*innen abgerechnet werden, die beim Projektträger angestellt sind und für das beantragte Projekt arbeiten.

Nicht dazu gehören indirekt für das Projekt erforderliche Mitarbeiter*innen (z.B. Geschäftsführung des Trägers, allgemeine Verwaltung etc.). Gefördert werden Bruttobezüge zzgl. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (Arbeitgeberbrutto).

Oft muss für jede beantragte Personalstelle eine Tätigkeitsbeschreibung vorliegen, in der der Umfang für das Projekt (Prozentanteil/Stundennachweis) erklärt wird.

Auf der Quittung muss

• Name des Projektträgers
• Zweck der Zahlung
• Bestätigung der erhaltenen Leistung
• die Höhe des Gesamtbetrages
• die Mehrwertsteuer
• Betrag in Worten
• der Ort und das Datum des Erhalts der Zahlung
• Name, Unterschrift und der Stempel des Empfängers vorhanden sein

Eine Rechnung kann eine Quittung sein, wenn auf Ihr „Betrag erhalten“, eine Datumsangabe und die Unterschrift des Zahlungsempfängers vermerkt sind.

Die Rechnung muss in Textform vorliegen (z.B. schriftlich, per E-Mail). Darin steht, welche Summe für welche Leistung gefordert wird.

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Unternehmens oder der Person, die die Rechnung stellt (Rechnungssteller)
• die Steuernummer des Unternehmens oder Rechnungsstellers
• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Ausstellungsdatum
• eine eindeutige Rechnungsnummer
• die Menge und die Art der Gegenstände oder der sonstigen Leistung (z.B. Honorar als Referent*in zur Durchführung eines Workshops)
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
• der Rechnungsbetrag/das Entgelt
• den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt.

Als Reisekosten können je nach Förderkriterien z.B. alle für das Projekt erforderlichen Dienstreisen der Projektmitarbeiter*innen abgerechnet werden. Reise- und Übernachtungskosten für Teilnehmer*innen am Projekt müssen gut begründet werden und bereits im Kostenplan beantragt werden. Die Reisekosten werden nach dem Reisekostengesetz des jeweiligen Bundeslandes berechnet.

Zu den Sachkosten gehören alle Kosten, die zur Projektdurchführung notwendig sind (und im Kostenplan beantragt werden), wie z.B.

• Honorare, wenn sie für die Durchführung des Projektes erforderlich sind und die Aufgaben nicht im Rahmen von angestelltem Personal durchgeführt werden können,
• Materialien wie z.B. Stifte, Flipchart, Moderationsmaterial etc. Manchmal werden auch Investitionskosten gefördert (teurere Anschaffungen wie Drucker, Laptops etc.)
• Werden vom Fördergeber auch Verwaltungskosten (Verwaltungskostenpauschale) übernommen, können Materialien rund ums Büro nicht mehr in den Materialkosten extra gelistet werden.
• Projektbezogene Veranstaltungskosten (z.B. Raummiete, Werbekosten etc.)
• Ausgaben für Bewirtung sind nur in Ausnahmefällen mit vorheriger Zustimmung des Zuwendungsgebers und in angemessener Höhe förderfähig (i.d.R. Getränke, Imbiss). Ausgaben für alkoholische Getränke werden nicht gefördert.

Die Verwaltungskostenpauschale deckt die allgemeinen Büro- und Verwaltungsausgaben (z.B. Kopier-, Porto- und Telefonkosten und auch Kosten der Buchhaltung, Personalverwaltung, IT-Service), die für die Durchführung des Projektes benötigt werden. Manchmal gibt es eine feste Verwaltungskostenpauschale, meist als bestimmter Prozentsatz der Gesamtkosten. Diese Kosten müssen nicht abgerechnet und einzeln belegt werden (allerdings müssen die Kosten auf Nachfrage nachgewiesen werden können). Wenn keine Verwaltungskosten gefördert werden, können einige Kosten unter den Material-/Sachkosten aufgelistet werden. Dies muss vorher im Kosten-/Finanzplan beantragt und durch den Fördergeber bewilligt werden.

Zuwendungen dürfen nur für Projekte bewilligt werden, die noch nicht begonnen haben (siehe Durchführungszeitraum). Es ist möglich, einen vorzeitigen Maßnahmenbeginn zu beantragen, um vor Freigabe und Erstellung eines Zuwendungsbescheides dringend notwendige Ausgaben zu tätigen. Ausgaben, die ohne genehmigten vorzeitigen Maßnahmenbeginn getätigt wurden, können später nicht anerkannt werden.

Eine Weiterleitung von Fördermitteln bedeutet, dass der Zuwendungsempfänger die Zuwendung/Förderung in Teilen oder ganz an weitere Träger weiterleiten darf, wenn diese am Projekt beteiligt sind und Maßnahmen durchführen (z.B. Kooperationspartner). Die Erlaubnis für eine Weiterleitung muss im Bewilligungsbescheid stehen. Vor der Weiterleitung von Mitteln schließt ihr einen Vertrag mit eurem Kooperationspartner ab (Weiterleitungsvertrag).

Der Fördergeber möchte nach Abschluss des Berichts auch wissen, ob alle Gelder sachgemäß verwendet wurden. Dafür müsst ihr im zahlenmäßigen Nachweis alle getätigten Kosten auflisten und belegen. Das heißt, dass ihr alle Ausgaben über Rechnungen, Quittungen, Kassenbons etc. belegt und listet. Am besten erstellt ihr eine Excel-Tabelle bei Beginn des Projekts und tragt alle Ausgaben ein, das ist eine Belegliste:

Hier listet ihr chronologisch alle Ausgaben mit dem Grund der Zahlung, dem Betrag, Empfänger und auch dem Datum des Belegs (z.B. Rechnung) und dem Datum der Zahlung (wann ihr die Rechnung bezahlt habt). Zu der Belegliste fügt ihr jeweils pro Ausgabe ein Blatt hinzu, auf dem ihr Rechnung/Quittung/Kassenbon aufklebt, entsprechend nummeriert und auch den Zahlungsbeleg hinzufügt.

Abschließend fasst ihr in einer Tabelle alle Ausgaben und Einnahmen (wie z.B. Teilnahmegebühren, Eintrittsgelder etc.) zusammen und zeigt so, dass ihr alle Gelder wie beantragt verwendet habt. Falls ihr Kostenveränderungen von mehr als 20 % als beantragt feststellt, müsst ihr wahrscheinlich Geld zurückzahlen (Rückforderung). Am besten behaltet ihr die Ausgaben immer im Blick und stellt schon während der Projektdurchführung einen Änderungsantrag.